Dieser eine Zeitpunkt, der, an dem die Organisation, so wie sie besteht, es nicht mehr schafft. Der Punkt, an dem die Entscheidung getroffen wird, dass die Orga wie sie besteht, nicht bestehen bleibt – nicht bestehen bleiben kann. Immer mehr Unternehmen stehen mit Blick auf fortlaufend rückläufige Geschäftszahlen vor akuten Cost-Cutting Bedarfen. Es werden IST- und SOLL-Zustände ermittelt und definiert und Maßnahmen entwickelt – meist im stillen Führungskämmerlein mit großen Beratungshäusern. Ziel sind kurz-, mittel- und langfristige Kosteneinsparungen. Dem Geschäft und der Organisation soll es schnell wieder besser gehen, daher wird in alle Ecken geleuchtet. Was dabei neben Sachkostenreduzierung nicht ausbleibt, ist der Blick auf Personalkosten. Häufig bringen Kostenreduktionsprogramme entsprechend Entlassungen, Umstrukturierungen oder Änderungen der Arbeitsbedingungen mit sich.

Der Druck ist hoch, das Budget knapp, die Zeit läuft gegen die Organisation. Verständlich, dass oft direkt in die Umsetzung der Maßnahmen gestartet werden soll. Leider bei Entscheider:innen häufig nicht direkt auf dem kritischen Pfad verankert: Change Management.

Change Management – „Für Händchen halten haben wir keine Zeit und kein Geld. Lasst uns erstmal anfangen.“

Immer wieder spannend zu erleben, dass so eine schwierige und intensive Disziplin, anfangs meist in einen Rechtfertigungsmodus gestellt wird. Schwierig und intensiv ist es es deshalb, weil Change Management die Arbeit mit Bedürfnissen und Kernemotionen von Menschen ist. Hier wirken Kräfte, die Projekte bei Nicht-Beachtung gegen die Wand fahren lassen können. Wird Change Management entsprechend zu spät oder gar nicht in Cost-Cutting-Programme eingeplant, riskiert die Organisation die hart erarbeiteten Einsparungspotenziale, direkt wieder an Widerstände und Produktivitätseinbußen zu verlieren.

Wozu ist Change Management also gut?

• Minimierung von Widerstand
• Cost-Cutting Programme führen oft zu Unsicherheiten, Ängsten und Widerständen unter den Mitarbeitenden. Change Management hilft dabei, diese Ängste zu adressieren und Widerstände durch transparente Kommunikation, Einbindung und Befähigung der Mitarbeitenden zu minimieren.

Beispiel: Regelmäßige Informationsveranstaltungen, Workshops oder Feedbackrunden tragen dazu bei, Missverständnisse auszuräumen und Vertrauen an und mit verschiedenen Ebenen aufzubauen. Dies hilft, den Widerstand zu verringern, indem alle Betroffenen die Notwendigkeit der Veränderung besser verstehen und sich gehört fühlen.

• Aufrechterhaltung der Produktivität:
• Veränderungen, insbesondere solche, die mit Kostensenkungen im Personal verbunden sind, können neben einer Abwanderung der Moral und Motivation der Mitarbeitenden auch eine erhöhte Arbeitsbelastung mit sich bringen, was zu ineffizientem Arbeiten und Überlastung führen kann.  Ein gut durchgeführtes Change Management hilft dabei, die Produktivität den Umständen entsprechend aufrechtzuerhalten, indem es die Transformation der Mitarbeitenden auf neue Prozesse und Aufgaben begleitet.

Beispiel: Eine gut durchdachte Befähigung der Belegschaft auf Basis von Mapping & Matching-Methoden in Kombination mit Maßnahmen zur Fokussierung und Priorisierung hilft den Mitarbeitenden ihre neuen Aufgaben effektiv zu bewältigen und ihre Motivation weg von der Angst zu versagen, der Trauer über gegangene Kolleg:innen und dem allgemeinen Groll gegenüber Veränderungen wieder auf neue Aufgaben und Themen zu leiten.

• Sicherung der Akzeptanz und Umsetzung
• Ohne effektives Change Management besteht die Gefahr, dass Kostenreduktionsmaßnahmen nicht wie geplant umgesetzt werden, weil es an Akzeptanz und Engagement seitens der Belegschaft mangelt. Change Management sorgt dafür, dass die Mitarbeitenden die neuen Maßnahmen verstehen und unterstützt die Akzeptanz dieser.

Beispiel: Durch Einbeziehung der Mitarbeitenden in den Veränderungsprozess (u.a. mittels Durchführung von Stimmungsabfragen und der konkreten Ableitung von Maßnahmen daraus) wird deren Akzeptanz gefördert. Das Set-up eines organisationsinternen Change Networks kann diese verstärken, da u.a. sogenannte Change Agents oder Multiplikator:innen aus der Organisation als Vermittler:innen zwischen Management und Belegschaft fungieren, um Veränderungen zu kommunizieren und Bedenken anzusprechen.

• Erhalt der Kernwerte der Unternehmung
• Cost-Cutting Programme können die Unternehmenskultur erheblich beeinträchtigen, insbesondere wenn Werte wie Vertrauen, Zusammenarbeit und Loyalität gefährdet sind. Ein sorgfältiges Change Management kann dazu beitragen, die Kernwerte des Unternehmens zu bewahren, selbst wenn sich die Rahmenbedingungen ändern.

Beispiel: Im Rahmen des Change Managements könnten durch das Management und die Leadership Teams gezielte Maßnahmen zur Förderung der übergreifenden Zusammenarbeit und des Teamgeistes in der Organisation eingesetzt werden, um sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden weiterhin darin bestätigt werden, Teil einer wertschätzenden und unterstützenden Organisation zu sein.

• Vermeidung von langfristig negativen Folgen
• Kostenreduktionsprogramme können kurzfristig notwendig und erfolgreich sein, ohne Change Management können sie langfristig jedoch negative Folgen haben. Risiken wie eine generelle Verschlechterung der Arbeitsatmosphäre, der Verlust von Talenten und High Potentials oder ein schlechtes Unternehmensimage auf dem Bewerbendenmarkt sind die Konsequenzen mit dem größten Impact auf die Organisation. Change Management hilft, diese Risiken zu mindern, indem es eine strukturierte und menschenorientierte Herangehensweise sicherstellt.

Beispiel: Auswirkungen der Veränderungen auf die Mitarbeitenden werden - im besten Falle proaktiv - angegangen und Strategien entwickelt, um negative Folgen abzumildern. Programme zur Mitarbeitendenbindung oder zur Verbesserung der Arbeitsumgebung sowie ein wertschätzender Umgang und die Begleitung von „gehenden“ Mitarbeitenden (freiwillig oder auf Basis einer Cost-Cutting-Maßnahme) bis zur tatsächlichen Beendigung des Arbeitsverhältnisses stellen sicher, dass wertvolle Talente gehalten werden und das Unternehmen weiterhin als attraktiver Arbeitgeber angesehen wird.

• Effiziente Umsetzung von Veränderungen
• Change Management unterstützt die Organisation dabei, Veränderungen nicht nur zu planen, sondern auch effektiv und effizient umzusetzen, indem es klare Ziele setzt, Verantwortlichkeiten definiert und den Fortschritt kontinuierlich überwacht. Damit beugt es Verzögerungen durch ineffiziente Abläufe sowie Missverständnissen vor.

Beispiel: Eine Roadmap zur Darstellung und zeitlichen Einordnung von Veränderungen und Change Formaten sowie eine detaillierte Kommunikationsplanung auf Basis der identifizierten Stakeholdergruppen hilft dabei, dass Veränderungen systematisch und strukturiert angegangen werden. Ein weiterer Effekt dadurch ist, dass alle Beteiligten und Betroffenen wissen, was von ihnen erwartet wird und wie und wann die Veränderungen umgesetzt werden.

• Führung in Krisenzeiten
• Wenn es mit dem Geschäft immer weiter runter geht, wird auch die Führungsriege nervös. Neben eigenen Betroffenheiten gilt es für das Management, die Betroffenheiten ihrer Mitarbeitenden zu betreuen. Das führt häufig zu Überforderung und dadurch ausgelöstes Fehlverhalten bei den Führungskräften, denn die wenigsten wurden für Krisenzeiten ausgebildet. Change Management hilft dabei, die Führungskräfte zu begleiten und sie zu befähigen, ihre Teams begleiten zu können.  

Beispiel: Das Enablement kann u.a. mittels praxisnaher Trainings und Workshops mit den Führungskräften erfolgen oder auch in direkter 1:1-Betreuung der Führungskräfte in der Arbeit mit ihren Mitarbeitenden.  

Was für Besonderheiten sind zu beachten?

• Unterschiedliche Kulturen: Change Management ist nie Standard. Neben dem Fakt, dass in jeder Organisation neue Individuen warten, hat jede Organisation auch eine bestimmte Kultur, die berücksichtigt werden muss.  
• Gehende UND bleibende Mitarbeitende: Der Fokus darf nicht nur auf der Begleitung der Personen liegen, die das Unternehmen verlassen, sondern muss gleichermaßen auf die Personen gerichtet sein, die bleiben.
• Arten von Widerständen: Nicht dürfen, nicht wissen, nicht können, nicht wollen – bei allen Arten von Widerständen gibt es bestimmte Maßnahmen, die diese minimieren können oder zu ihrer Auflösung beitragen. Selbst wenn Maßnahmenpakete zur Kommunikation, Befähigung und Berechtigung an und von Mitarbeitenden bei einem Großteil der Organisation gefruchtet haben, wird es weiterhin laute Stimmen in den Reihen geben. Sollten diese auf ein Nicht-wollen zurückzuführen sein, sollte der Aufwand in die Überzeugung dieser Personen kleiner gehalten werden als der Aufwand zur Minderung der anderen Widerstände, da früher oder später die Eigenverantwortung greifen muss.
• Zeitnahe Kommunikation: Für alle Mitarbeitenden, die nicht an der Ausarbeitung der Transformationsmaßnahmen beteiligt sind, zieht sich der Change. Das Nicht-Wissen frustriert und macht mürbe. Daher sollte so schnell wie möglich in die Kommunikation gegangen werden. Besser offenlegen und mitteilen, was noch getan werden muss, um in eine konkrete Kommunikation gehen zu können, als gar nicht zu kommunizieren.
• Berücksichtigung aller Kosteneinsparungen: Es geht nicht nur um Betroffenheiten durch Personalkostenreduzierung, sondern auch um Auswirkungen der Einsparung bei Sachkosten, beispielsweise durch entzogene Lizenzen für Software oder gestrichene Benefits wie zum Beispiel kostenloser Kaffee in der Kantine.

Insgesamt ist Change Management unerlässlich, um sicherzustellen, dass Kostensenkungsmaßnahmen nicht nur kurzfristig, sondern auch langfristig erfolgreich sind, und dass die Organisation gestärkt aus der Veränderung hervorgeht.

Sollten dennoch weiterhin Zweifel bestehen, kann man sich einen Fakt immer wieder vor Augen führen: Die Organisation, die Cost-Cutting-Maßnahmen umsetzen muss, ist nicht plötzlich in diese Situation gekommen. Ein Hauptfaktor dafür ist mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit, dass wichtige Entscheidungen in der Vergangenheit nicht getroffen wurden.  

In diesem Sinne: Die Welt gehört den Mutigen.  

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