Wir stehen heute an der Schwelle einer transformativen Revolution und viele von uns spüren, dass Künstliche Intelligenz (KI) die Art, wie wir denken und arbeiten tiefgreifend verändert. Aus diesem Grund müssen wir auch das Management von Projekten grundlegend neu denken.
Projekte begegnen uns überall – sowohl im privaten als auch beruflichen Kontext über alle möglichen Branchen und Berufsgruppen hinweg: Sei es bei der Planung einer Hochzeit, der Organisation der Europameisterschaft oder dem Ausbau der S-Bahn-Strecke: Bauprojekte, IT-Projekte, Forschungsprojekte – alles irgendwie Projekte.
Für uns bedeutet Projektmanagement in diesem Zusammenhang die strategische Orchestrierung von Technologien, Menschen und Prozessen, um die digitale Transformation und damit letztlich nachhaltige Zukunftsfähigkeit von Unternehmen voranzutreiben.
Projektmanagement ist heute ein zentraler Bestandteil davon, wie Unternehmen sich weiterentwickeln: wie sie Prozesse optimieren, Technologien implementieren und/oder ihre Organisationen sowie Personal entwickeln. Um den Erfolg eines Unternehmens zu sichern, gilt es daher zu verstehen, wie sich Projekte verändern und zu erkunden, inwiefern KI dabei als Wegbereiter für Innovation, Effizienz und strategische Exzellenz eingesetzt werden kann.
Bevor wir tiefer eintauchen: In diesem Blogbeitrag fokussieren wir uns ausschließlich auf Generative Künstliche Intelligenz (GenAI). Dieser Schwerpunkt soll nicht die Vielfältigkeit der KI-Welt schmälern, sondern vielmehr die bahnbrechenden Potenziale hervorheben, die allein GenAI für Unternehmen und insbesondere für das Projektmanagement bereithält.
Vorab noch die kurze Einordnung von GenAI im Kontext der KI-Technologien:
„Understanding AI“: Bezeichnet wird hiermit Künstliche Intelligenz, die darauf spezialisiert ist, menschliche Sprache, Emotionen, Bilder und andere Daten zu verstehen und zu interpretieren. Dies umfasst Technologien wie Natural Language Processing (NLP), Bilderkennung und Emotionserkennung. Ziel ist es, menschliche Kommunikation und Wahrnehmung nachzubilden und darauf zu reagieren.
„Analytical AI“: Dieser KI-Typus fokussiert sich auf die Analyse von Datenmengen, das Erkennen von Mustern und das Treffen von Vorhersagen basierend auf diesen Analysen. Technologien in diesem Bereich umfassen maschinelles Lernen (Machine Learning) und Deep Learning, die darauf abzielen, aus Daten zu lernen und darauf basierend fundierte Entscheidungen zu treffen oder Prognosen zu erstellen.
„Generative AI“: Das aktuell besonders heißt diskutierte KI-Modell geht über die Replikation von trainierten Datensätzen hinaus und kann kreative, einzigartige Inhalte neu erschaffen. Dies schließt das Generieren von Text, Grafiken, Musik, Sprachausgaben oder sogar Code ein. Prominente Beispiele hierfür sind Transformer-Modelle wie ChatGPT, die in der Lage sind auf Basis ihres Trainings neue, originelle Inhalte zu erstellen.
Auch wenn es heute noch niemand gänzlich greifen kann, wollen wir den Versuch wagen, die Dinge, die wir heute schon wissen, transparent und die Entwicklungen, die wir erwarten, diskussionstauglich zu machen.
Diese Untersuchung soll nicht nur den Weg in die Zukunft beleuchten, sondern euch – die Projektmanager:innen, Teams und Organisationen – dazu ermutigen, das Potenzial einzuordnen und zu inspirieren, in diesem chancenreichen Terrain die Führung zu übernehmen.
Zum Glück sind in den meisten Organisationen die wilden Zeiten vorbei, in denen Manager:innen Budgets zur Verfügung gestellt wurden, um damit die Erwartungen der Stakeholder zu erfüllen, aus langen Exceltabellen wertlose Erkenntnisse zu pivotieren, daraus utopische Zeitpläne in unbequeme Gantt Charts zu pinseln, um diese über scheingenaue Ressourcen- und Kapazitätsplanungen abzuliefern. Nobody’s got time (and money) for this bullsh*t.
Hier setzt die transformative Kraft der KI an, die den Grundstein für eine neue Ära des Managements und damit auch Projektmanagements legt.
Die Möglichkeiten dieses technologischen Fortschritts können Projektmanager:innen auf der einen Seite unter Druck setzen, anspruchsvollere Tätigkeiten in kürzerer Zeit zu liefern. Auf der anderen Seite befreit es jedoch von stumpfen Verwaltungsaktivitäten, administrativen Zeitkillern und ermöglicht ein noch nie dagewesenes Maß an Effizienz, Innovation und strategischen Überlegungen.
Lange wurde medial verbreitet, dass sich erst mit der Automatisierung wiederholender und zeitaufwändiger Routineaufgaben mehr Zeit für konzeptionelles Arbeiten und Effizienz einstellen wird. Mit GenAI wird diese Erwartungshaltung fundamental verändert und die Auffassung von Automatisierung erweitert. Denn ja, laut PPM Express 2023 kann Künstliche Intelligenz schon heute bereits 47% der Zeit eines Projektmanagers für Datenanalyse einsparen. Perspektivisch wird dieser Anteil nur noch wachsen. Wichtiger jedoch: Auch bei kreativer, innovativer und strategischer Arbeit ist die Unterstützung dieser Technologie unschlagbar. Es geht nicht mehr nur darum Zeit zu sparen, sondern auch darum, die Qualität und den Umfang unserer Arbeit zu revolutionieren. GenAI agiert als kollaborative:r Partner:in, der/die die Grenzen dessen, was in der Projektarbeit möglich ist, neu definiert.
Wenn wir heutige Grenzen und Herausforderungen im Projektmanagement beleuchten, wird der „need to act“ schnell deutlich. Methoden, die einst als das Rückgrat effektiver Projektsteuerung galten, sind oft nicht flexibel genug, um mit der sich ständig wandelnden Dynamik Schritt zu halten. Außerdem, wenn wir mal ehrlich sind, haben auch viele Aspekte in der Projektarbeit zuletzt wahnsinnig genervt:
Rigidität: Projekte, die einst in linearen und vorhersehbaren Bahnen verliefen, sind heute komplexen Netzwerken gewichen, die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit erfordern. Selbst in Unternehmen, die nach ihrem Verständnis von Agilität arbeiten, erwarten uns häufig starre Reportingstrukturen, festgefahrene Prozesse und dem Vorstand oder Aktienmarkt zugesicherte Timelines. Das erschwert es, effektiv auf unvorhergesehene Änderungen und Herausforderungen zu reagieren.
Missverständnisse: Digitalisierung, Globalisierung und Corona-Pandemie haben die Spielregeln der Zusammenarbeit neu geschrieben: Die Kollaboration über Kontinente hinweg, fully remote oder in hybrider Zusammenarbeit ist zur neuen Norm geworden. Cool. Allerdings läuft es teilweise immer noch völlig ungesteuert und unkontrolliert, weil die Veränderungen nicht optimal begleitet wurden und es fehlen Projektmanager:innen häufig noch die Kompetenzen, um in Fremdsprachen effektiv zu kommunizieren, Vertrauen aufzubauen und kulturelle Unterschiede zu überbrücken.
Datensilos: Projektinformationen sind häufig über verschiedene Systeme und Formate verteilt, was einen ganzheitlichen Blick auf das Projekt erschwert. Diese Fragmentierung und Isolation verhindern eine effiziente Datenanalyse und -nutzung, was wiederum die Entscheidungsfindung beeinträchtigt. Diese aufzuräumen, bedeutete in der Vergangenheit jahrelange „Data Harmonization Projects“ und damit einhergehend viel verbrannte Kohle und aufkommenden Frust bei allen Beteiligten.
Informationsdefizite: Die Fähigkeit, den Fortschritt und Risiken im Projekt in Echtzeit zu verstehen und zu steuern ist mit traditionellen Projektmanagement-Methoden fast unmöglich. Stattdessen bieten sie häufig eine verzögerte Sicht auf den Projektstatus, was zu späten Reaktionen und verpassten Chancen führt.
Produktivitätsverluste: Die teils erforderlichen manuellen Routineaufgaben und der hohe Verwaltungsaufwand, der mit einigen traditionellen Projektmanagement-Methoden verbunden ist, kann die Effizienz, Produktivität und vor allem Freude am Projekt erheblich beeinträchtigen. Wir nehmen bei zahlreichen Projektmanager:innen und Teams das Gefühl von Stress, „ständig busy“ sein bis hin zum Ausbrennen wahr. Das Zusammenspiel mit KI muss dabei noch gänzlich gelernt werden, denn erste Studien zu „the impact of AI on team functioning“ zeigen, dass Teamperformance sogar sinken kann, wenn AI als Player im Team mitspielt. Mehr zu „AI meets Organisationsentwicklung“ folgt demnächst – folgt uns bei LinkedIn, um die Veröffentlichung nicht zu verpassen!
Diese Herausforderungen unterstreichen die Notwendigkeit für Veränderung. Zum Glück eröffnet in diesem Kontext Generative KI plötzlich neue Horizonte zur Bewältigung der Komplexität moderner Projekte und kann der Wegbereiter sein, mehr Freude und weniger Stress im Projektmanagement zu empfinden.
Das Erstaunlichste an dieser innovativen Technologie ist nicht nur die Geschwindigkeit, in welcher sie arbeitet, sondern die allgemeine Verfügbarkeit der KI, wodurch flächendeckend Benefits entstehen können. ChatGPT selbst schätzt das Ausmaß, in dem GenAI folgende Tätigkeiten übernehmen könnte (unter Berücksichtigung des aktuellen Stands der Technik und der voraussichtlichen kurzfristigen Fortschritte) derzeit folgendermaßen ein:
Resource & Risk Management:
Leadership & Communication:
Um mal so konkret wie möglich zu sein, stellen wir euch nun erste Herausforderungen und Lösungen vor, die allein mit ChatGPT schon fortschrittlicher gelöst werden können als konventionell. ChatGPT-4 und 4o, welches aktuell preiswert jedem Projektmitglied zur Verfügung stehen können, verändern die Spielregeln. ChatGPT kann bereits heute aufwändige Aufgaben abnehmen und neue Inhalte generieren – seien es Ideen, Perspektiven oder Lösungen für komplexe Herausforderungen
Wenn perspektivisch Stück für Stück weitere Systeme zum Einsatz kommen – viele davon, die gerade erst ihre Kraft so richtig entfalten – sollten Projektmanager:innen bereits in der Lage sein, mit diesen umzugehen und nicht erst anzufangen sich damit zu beschäftigen.
3 Beispiele für konkrete Anwendungsfälle, die ihr sofort ausprobieren könnt.
Hier gilt natürlich: Bitte berücksichtigt geltende Datenschutzregelungen. Seid ihr noch nicht in einer geschützten GPT-Umgebung, in der Unternehmensdaten hochgeladen werden dürfen? Meldet euch bei uns. 😉
1.
Herausforderung: Jedes Jahr werden nach Angaben der Standish Group global etwa 48 Milliarden Dollar in Projekte investiert und davon nur 35 % als erfolgreich angesehen. Eine Verschwendung von Ressourcen. Wurden viele dieser Projekte womöglich unstrukturiert oder aktionistisch aufgesetzt und freigegeben (Stichwort Doppelarbeit, Kannibalisierung von Zielsetzungen)?
Lösung: ChatGPT kann mit der richtigen Aufbereitung vorhandener Daten und Prompting bereits hilfreiche Hinweise darauf geben, welche Projekte überhaupt priorisiert werden sollten. Das nimmt den menschlichen Bias raus und beleuchtet nur vor dem Hintergrund von Erfolgschancen und eines bestmögliche ausgerichteten Projekt- und Risikoportfolios.
2.
Herausforderung: Trainings zu agilen Methoden und Scrum-Ausbildung kosten Zeit und verzögern den effizienten Start eines tatkräftigen Projektteams, das „die gleiche Sprache spricht“.
Lösung: Mit GPT-4 Lizenz kann man bereits Customized GPTs erstellen. Wir von 55BirchStreet haben uns einfach einen „Scrum Trainer“ GPT maßgeschneidert, der Projektmitgliedern helfen kann, Scrum zu verstehen und als Tutor das Lernen für eine Zertifizierung erleichtert. Schau einfach mal auf unserer Website nach ihm. 😊
3.
Herausforderung: Es mangelt an kreativen Lösungsideen, doch anderen Teammitgliedern die Herausforderung zu erklären, würde wertvolle Ressourcen binden.
Lösung: Manche Probleme löst man nicht allein. Jedoch haben nicht immer Teammitglieder gerade Zeit für eine kollegiale Fallberatung und manche Probleme möchte man vielleicht auch nicht mit ihnen teilen. ChatGPT kann als hervorragende:r Brainstorming-Partner:in fungieren, indem es Vorschläge, Konzepte und Ideen generiert. Ein verlängertes kreatives Gehirn sozusagen, genial! Frag doch einfach mal: Wie kannst Du mir helfen bei …? und schaut, was der Dialog ergibt.
Der Spielplatz auf dem mit ChatGPT neue Lösungswege getestet und neue Ideen und Antworten generiert werden, verändert sich jeden Tag. Wichtig dabei ist zu verstehen, dass Projektmanager:innen sich ihrer hiesigen Rolle sehr bewusst sein sollten, denn ihnen begegnen zeitnah ganz neue Mitspielende. Dabei gehen wir fest davon aus, dass es perspektivisch Artificial Colleagues geben wird, die dedizierte Aufgaben im Projekt übernehmen, sowohl Artificial PMO, Test Manager, Risk Manager, Project Planner oder sogar Strategic Advisor.
In einer Welt, in der räumliche Distanzen und Zeitzonen dank digitaler Technologien an Bedeutung verlieren, müssen Projektmanager:innen neue Kompetenzen entwickeln, um effektiv zu kommunizieren, Vertrauen aufzubauen und kulturelle Unterschiede zu überbrücken. Dies erfordert ein Umdenken in Bezug auf Führungsstile, Teamkultur und Methoden. Kommen jetzt noch virtuelle Kolleg:innen hinzu, die es ebenfalls zu steuern gilt, wird das Managen zukünftiger Projektteams zu einer neuen Herausforderung. Es geht nicht mehr nur darum, Aufgaben zu delegieren und Fortschritte zu überwachen, sondern vielmehr darum, eine inklusive, adaptive und inspirierende Arbeitsumgebung zu schaffen, welche die individuellen Stärken und Perspektiven jedes Teammitglieds wertschätzt und nutzt, während gleichzeitig die technologischen Möglichkeiten voll ausgeschöpft werden. Beispielsweise: So wie ich prompte, spreche ich nicht mit meiner Marketingkollegin.
Die Fähigkeit darin zu differenzieren, geistig schnell zu springen und im laufenden Projektbetrieb all diese Besonderheiten zu verstehen und zu respektieren, wird zur Schlüsselkompetenz für erfolgreiche Projektmanager:innen in der kommenden GenAI-Ära. Perspektivisch werden Projektmanager:innen einen Großteil ihrer Zeit mit strategischen Entscheidungsfindungen, gezieltem Stakeholder Management, Teamführung und Change Management verbringen. Dabei werden emotionale Intelligenz, Führungsqualitäten und Verhandlungsgeschick immer bedeutender. Nebenbei muss ein Verständnis für KI aufgebaut werden, um mit den rapiden Fortschritten mitzuhalten und neue Technologien in die Projektabläufe zu integrieren. Klingt anspruchsvoll? Ist es auch.
Daran ändert sich auch mit KI nichts. Was sich allerdings ändert, sind welche Projekte wir wie mit wem managen. Das ist eine Herausforderung, auf die wir uns proaktiv vorbereiten und euch auf dieser Reise mitnehmen wollen. Sprecht uns einfach an!
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